EXECUTIVE THINKTANK
Der Strategie-Talk & Erfahrungsaustausch für IT-Executives
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OURTSOURCING STRATEGIEN:

KEIN ALLHEILMITTEL, ABER EINE CHANCE,
WENN MAN WEISS, WIE MAN SIE NUTZT.

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Globalisierung ist nicht nur ein Thema für Großkonzerne, auch immer mehr mittelständische Unternehmen betreiben Niederlassungen beispielsweise in den USA oder in Asien. Größere Skalierungen, spezifische Anforderungen, unterschiedliche Kulturen, länderspezifische Rahmenbedingungen und Zeitzonen machen dabei den IT-Verantwortlichen das Leben schwer. Die für Wartungsarbeiten zur Verfügung stehenden Zeitfenster schwinden praktisch auf null, sodass sich immer mehr Firmen dazu entschließen, ihre IT – oder zumindest Teile davon – auszulagern.

Aber auch Outsourcing ist nicht immer so problemlos, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Der CIO GUIDE und die deutsche Freudenberg IT, die bereits 80 Prozent ihres Umsatzes mit der Betreuung von Firmen außerhalb des eigenen Konzerns macht, luden Experten aus den verschiedensten Branchen zu einem exklusiven CIO Roundtable, um die Problematik von Outsourcing-Strategien im Zeitalter von Globalisierung, Digitalisierung und Innovation mit Fokus auf SAP-Environment zu diskutieren.

Mit dabei: Hans Burkard (Trustmanagement), Walter Fraißler (Verbund AG), Johann Kalhs (Bundesrechenzentrum GmbH), Edna Lauer (Global Director Application Management Services, AMS), Anton Leitner (NÖM AG), Ronny Muchitsch (Elin Motoren GmbH), Manfred Ofner (Prinzhorn Holding), Christian Pfundner (Schrack Technik), Ralf Sürken (CEO Europe). Moderiert wurde der hochkarätig besetzte Roundtable von Andreas Hajek, Mitherausgeber des CIO GUIDE und Experte für Digitale Transformation.


„Im Gesundheitsbereich gibt es sensible Kernaufgaben, auf die man sich konzentrieren muss, aber die Abrechnung muss man nicht selbst abwickeln.“

Hans Burkhard, 
International Business Mediator Trustmanagement und langjähriger CIO der AUVA 

Im Gesundheitsbereich haben wir es zum Teil mit äußerst sensiblen Daten zu tun, da schreibt schon die Gesetzgebung vor, was genau wo liegen muss, auch wenn ein externes Unternehmen, das auf Security spezialisiert ist, ein vielleicht sichereres Umfeld für diese Daten bieten könnte als die meisten internen IT-Organisationen. So müssen manche Daten nicht nur einige Jahre, sondern ewig aufgehoben werden, falls die Informationen irgendwann einmal für die Hinterbliebenen wichtig werden.

Aber es ist nicht die ganze IT in einem Healthcare-Unternehmen wie etwa der AUVA so heikel – es geht da nicht nur um Patientendaten, sondern beispielsweise auch um die technische Beratung in Betrieben zur Verhütung von Unfällen, oder um das Versicherungsgeschäft. Und das muss man nicht alles selbst machen. Im Backbone-Bereich lässt sich vieles outsourcen, damit man sich intern auf die wirklich wichtigen Kernaufgaben konzentrieren kann wie auf lebenswichtige und -rettende Prozesse in den Spitälern. Wo die Abrechnung abgewickelt wird, kann einem dagegen relativ egal sein.


„Durch die Digitalisierung werden Outsourcing und Integration immer komplexer, die einzelnen Prozesse sind stark miteinander verknüpft.“

Walter Freißler,
CIO Verbund AG

Wir haben den SAP-Basisbereich schon lange outgesourct, das funktioniert sehr gut, weil man bestimmte Ressourcen gut verteilen kann. Wenn man die IT komplett selbst betreut, hat man einen halben Mitarbeiter, der sich mit der Materie auskennt, und wenn dieser krank oder im Urlaub ist, fehlt der „zweite Halbe“. Mit einem Outsourcing-Partner hat man dieses Problem nicht – wenn dort beispielsweise zwei Leute zehn Kunden betreuen, ist das schon ein großer Vorteil, man hat auf jeden Fall einen Ansprechpartner zur Verfügung.

Mit der Digitalisierung wird das allerdings viel schwieriger und komplexer. Früher hatte ich vielleicht eine SAP-Insel mit ein paar wenigen, genau definierten Schnittstellen, die ich guten Gewissens außer Haus geben konnte, aber jetzt sind die einzelnen Geschäftsprozesse immer stärker miteinander verknüpft beziehungsweise automatisiert, und so ein Geflecht lässt sich nur schwer entwirren, wenn man nur einen Teil davon outsourcen möchte. Die Dynamik ist höher, der Integrationsbedarf wird viel größer.


„Ein Problem, mit dem wir zu kämpfen haben und das sich letztendlich nur durch Outsourcing in den Griff kriegen lässt, ist der Ressourcen-Mangel.“

Johann Kalhs,
Enterprise Architect Bundesrechenzentrum

Im Prinzip ist das Bundesrechenzentrum selbst ein outgesourctes Unternehmen. Wir sind als Amtsstelle des Finanzministeriums entstanden, und 2004 als eigenständige Gesellschaft ausgelagert worden. Natürlich gibt es in der Regierung Vorbehalte, Daten – vor allem, wenn es sich um User-bezogene Informationen handelt – in eine Public Cloud auszulagern. Wenn wir Entwicklungsaufgaben auslagern, können wir uns nur im allerengsten Umfeld umschauen, und haben es mit hohen Anforderungen hinsichtlich der Gouvernance zu tun. Die Projekte, an denen wir mit externen Outsourcern zusammenarbeiten, laufen allerdings gut.

Ein Problem, das sich letztendlich nur durch Outsourcing in den Griff kriegen lässt, ist der Ressourcen-Mangel in Österreich, aber darüber hinaus auch in Europa. Es gibt Projekte, in denen wir beispielsweise 200 Personen für ein Jahr binden müssten, so etwas könnten wir unmöglich selbst aufbauen.

Ob meine Daten bei großen, spezialisierten Unternehmen wirklich besser aufgehoben sind als im eigenen Haus, wage ich allerdings zu bezweifeln – angesichts der Security Breaches in großen Firmen, die medial immer wieder an die Öffentlichkeit kommen.


„Man muss sich genau überlegen, um welche der zunehmenden Herausforderungen durch die Globalisierung man sich selbst kümmern muss und für welche Outsourcing die bessere Lösung ist.“

Edna Lauer,
Global Director Application Management Services (AMS)

Die Globalisierung bringt viele Herausforderungen und Fallstricke mit sich, die in der Zentrale oft nicht bedacht werden, und für die Outsourcing eine kompetente und oft auch die effizienteste Lösung darstellt. Wenn in der Niederlassung in China um acht Uhr früh eine Störung auftritt, und man braucht dringend Hilfe, ist es hierzulande 2 Uhr früh, da ist man in der Zentrale vielleicht noch nicht ganz ausgeschlafen. Besonders schlimm ist es am Wochenende, wenn die IT-Mannschaft im Hauptquartier Freitags Mittag nach Hause geht, während der Betrieb in den USA gerade auf Hochtouren läuft.

Durch die unterschiedlichen Sprachen und die unterschiedliche kulturelle Erziehung in anderen Gegenden der Welt können leicht Missverständnisse entstehen. In einer High Context Culture wie etwa in Japan oder China muss man ganz genau zwischen den Zeilen lesen können, um zu verstehen, was der andere tatsächlich ausdrücken möchte. Für eine Person, die aus einer Low Context Culture kommt, in der man es ganz klar und deutlich sagt, wenn etwas nicht passt, ist das oft sehr schwer. Hier kann ein globaler Partner, dessen Kerngeschäft das ist, viel an Mehrwert beitragen. Auch hinsichtlich einer sinnvollen Priorisierung. Der Outsourcing-Partner deckt die als dringlich priorisierten Aufgaben ab, während der Kunde seine eigene Tätigkeit ganz nach der Wichtigkeit priorisieren kann.


„Bei Themen wie der Integration von IOT in das SAP-System etwa, kann ich mir Outsourcing kaum vorstellen, bei einem Umstieg auf SAP HANA irgendwann schon eher.“

Anton Leitner,
CIO NÖM AG

Bei uns wird in der IT so gut wie alles selbst gemacht, aber nicht, weil wir nicht outsourcen dürfen oder wollen, sondern weil uns keiner als Kunden haben will. Unsere IT-Kosten liegen in der Regel etwa 50 Prozent unter dem Branchendurchschnitt. Wir nehmen zwar punktuelle Unterstützung von außen in Anspruch und greifen in Notfällen oder zur Spitzenabdeckung auf Shared-Modelle zurück, aber es gibt keine Lieferantenbeziehungen, bei denen irgendjemand anderer die Verantwortung für ein Projekt übernimmt.

Eine große Herausforderung stellt bei uns die Integration von IOT in das SAP-System dar, hier kann ich mir ein Outsourcing am wenigsten vorstellen. Der Steuerungsanlagen-Programmierer etwa tickt in Millisekunden, das ist ein komplett anderer Ansatz als bei der prozeduralen SAP-Unterstützung. Außerdem sind die Innovationszyklen im IOT-Bereich noch wesentlich kürzer als in der klassischen IT.

Irgendwann steht bei uns der Umstieg auf SAP HANA ins Haus, dort ist auch die Steuerung leichter anzuschließen. Den Umstieg auf die Cloud-Technologie könnte man dann gleich zum Anlass nehmen, zu versuchen, das gesamte Betriebsmodell zu verändern.


„Man muss sich im Klaren sein, dass man bei einem Outsourcing nicht die Verantwortung abgeben kann, sondern dass diese noch zunimmt.“

Ronny Muchitsch,
IT Manager Elin Motoren

Die eigenen Unternehmenswerte, die das Geschäft ausmachen, zu verteilen, ist immer eine sehr kritische Angelegenheit. Auf jeden Fall müssen Lead, Steuerung und Kontrolle an einem Ort konzentriert bleiben, und es muss einer darauf achten, dass die Außenstehenden nicht ihre Kompetenzen überschreiten, und ihnen allenfalls auf die Finger klopfen.

Es ist eine Illusion, dass man mit Outsourcing die eigene Verantwortung abgeben kann. Wir haben zwar auf unseren Handys die tollsten Apps, die genau das machen, was wir im Augenblick wollen, aber so spielt es sich in der großen IT wie in der Datenverarbeitung halt nicht ab. Im Gegenteil, wenn ich meine Daten mittels Outsourcing verteile, habe ich sogar wesentlich mehr Verantwortung, als wenn ich die Applikation im eigenen Haus habe, wo ich eine viel bessere Kontrolle darüber habe, was mit den Daten tatsächlich geschieht. Beim Versuch, eine Cloudlösung in die eigenen IT-Prozesse einzubinden, kommt dann sehr oft das böse Erwachen, dass es wesentlich einfacher und effizienter gewesen wäre, die Aufgabe gleich mit der eigenen, bereits vorhandenen Technik zu lösen. Wenn ein System über Jahre wächst, sind der Überblick und die Möglichkeit etwas herauszulösen, noch schwieriger.


„Je mehr es von Standards weggeht und je spezifischer es wird, desto mehr Sinn macht es, projektbezogen outzusourcen und nicht generell.“

Manfred Ofner,
CIO Prinzhorn Holding

Outsourcing macht nur dann Sinn, wenn man genau weiß, was man will. Wir haben ursprünglich auf volles Outsourcing gesetzt, aber in einigen Bereichen wieder den Weg zurück eingeschlagen. Das Problem ist oft, dass der Outsourcing-Partner das Geschäftsmodell seiner Kunden nur sehr am Rande kennt. Bei Standard-Produkten und -Prozessen funktioniert die Auslagerung sehr gut, aber dort, wo die fachlichen Spezifika immer größer werden, schrecke ich ein wenig vor dem Outsourcing zurück. Unsere Infrastruktur lassen wir nach wie vor von außen betreuen, aber die SAP-Applikationsbetreuung beispielsweise wollen wir, wenn wir entsprechende Leute kriegen, wieder selbst übernehmen. Meiner Erfahrung nach klappt ein projektbezogenes Outsourcing besser als ein allgemeines. Bei einem Projekt habe ich ein klares Ziel und den Weg dorthin vor Augen, wenn ich allgemein outsource, ist der Blick verschwommen und von unklaren und oft auch überzogenen Erwartungshaltungen getrübt. Die IT wird permanent mit Innovationen, neuen Applikationen, neuen Betriebssysteme konfrontiert – für den Buchhalter, der immer die gleiche Arbeit macht, ist es nicht leicht zu verstehen, weshalb er sich laufend auf etwas Neues einstellen soll.


„Mit dem Outsourcing des Basisbetriebs haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht, der Applikationsbetrieb ist aber sinnvoller und effizienter bei uns selbst aufgehoben“

Christian Pfundner,
CIO Schrack Technik

Der Basisbetrieb ist bei uns outgesourct und wir holen uns auch immer stärker Unterstützung für einzelne Projekte von außen. Vor allem im Bereich der Web-Entwicklung haben wir gute Erfahrungen im Offshore-Bereich gemacht. Dabei holen wir die Leute einmal zu uns, man lernt sich gegenseitig kennen, und wir zeigen ihnen, wie die Firma und die Prozesse funktionieren, damit sie unmittelbarer in unseren Betrieb involviert werden.

Wir haben mehrfach versucht, den Applikationsbetrieb outzusourcen, und dabei immer die gleiche Erfahrung gemacht: Für das Geld, das gefordert war, um die benötigten Reaktionen, Antwortzeiten und Flexibilität zu bekommen, kann ich es gleich selber machen. Und dann bleibt auch das Know-how im Haus – für unsere Geschäftsführung ein sehr wichtiges Thema. Wenn man nach ein paar Jahren draufkommt, dass es mit dem Outsourcing doch nicht so richtig klappt, ist es schwer, das Know-how zurückzubekommen, denn die Leute, die es ursprünglich hatten, sind dann ja meist nicht mehr verfügbar.

Wieweit man auf die Cloud setzen soll, hängt sehr von der Größe des Unternehmens und der Komplexität ab. Auch die Sicherheitsthematik muss man differenziert sehen: Ist die Shared Infrastructure besser, weil da keiner weiß, wo meine Daten tatsächlich liegen?


„Bei langfristigen internen Projekten wie ERP „verdunstet“ das Wissen oft – da ist es strategisch sinnvoller, die Skills eines Outsourcing-Partners von Beginn weg einzubinden.“

Ralf Sürken,
CEO Europe

Gerade bei langfristigen und komplexen Themen wie ERP lassen sich IT-Projekte in einem Unternehmen ganz gut mit einem Glas Cola vergleichen. Wenn man zum Beispiel SAP einführt, kommen die meisten Mitarbeiter, die daran beteiligt sind, aus den Fachbereichen und verfügen über kein tiefes SAP-Fachwissen. Die wenigen SAP-Experten, die involviert sind, wechseln dann irgendwann das Unternehmen, und so ist das Wissen, das in dem Projekt steckt, irgendwann einmal „verdunstet“ – so wie bei einem halbvollen Glas Cola, das nach einer Party am nächsten Tag noch auf dem Tisch steht. Man kann es zwar noch trinken, aber es schmeckt schal. Bei IT-Projekten ist es dann meist so, als würde man mit aller Kraft versuchen, das abgestandene Cola mit Kohlensäure-Spritzen wieder aufzupeppen: Man setzt Updates und neue Features auf das System auf, um es am Laufen zu halten und neue Anforderungen irgendwie damit abzudecken.

Wenn so bereits hohe Summen in die Erhaltung geflossen sind, kommt man zu dem Schluss, dass es besser wäre, das ERP-System komplett zu erneuern, zum Beispiel, weil man neue Technologien wie Cloud nutzen möchte, und die Umsetzung erwartet man sich dann oft von einem Outsourcing-Partner. Dann sind die Dinge jedoch bereits so komplex, dass die hohen Aufwände und Kosten dafür sich nur die Großen leisten können. Es ist strategisch weitaus sinnvoller und effizienter, wenn ich den Outsourcing-Partner und dessen langfristig vorgehaltenen Ressourcen und Skills von Beginn weg ins Boot hole. Ich muss ja nicht gleich den ganzen Betrieb outsourcen, sondern kann über Outtasking auch Teilbereiche auslagern.


Unser Co-Host Freudenberg IT stellt sich vor:


Freudenberg IT – Ihr globaler Cloud Service Orchestrator. 

Wie kein zweites IT-Unternehmen kombiniert FIT profundes SAP-Know-how mit tiefem Verständnis für die rasant wachsenden Anforderungen an die IT als Business Enabler – im globalen Mittelstand und darüber hinaus. Wir agieren als fester Bestandteil der Freudenberg-Gruppe – ein familiengeführtes und mittelstandsgeprägtes globales Technologieunternehmen. 85 Prozent unseres Umsatzes erwirtschaften wir außerhalb der Gruppe und gehören somit zu den erfolgreichsten IT-Ausgründungen in Deutschland.

Unser Leistungsversprechen als Full-Service Dienstleister deckt alle Facetten der variablen Anforderungen von Fachbereichen an die Informationstechnologie ab und unterstützt den digitalen Wandel der Unternehmen. Auch der hochentwickelte FIT Application Management Support im globalen „Rund um die Uhr"-Betrieb wird branchenübergreifend intensiv genutzt. Darüber hinaus ist FIT in allen wichtigen Innovationsfeldern wie Big Data/SAP HANA, Cloud Computing und Enterprise Mobility als Trusted Partner anerkannt.

 

Die Freudenberg IT GmbH & Co. KG ist mit weltweit zwölf Standorten international aufgestellt. Das HQ befindet sich in Weinheim. Davon befinden sich sechs Standorte in Europa, vier Standorte in Amerika und drei Standorte in Asien. Aus Europa (Weinheim) heraus betreiben wir die „FIT private Cloud".